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仕事を上手く任せたい人に読んで欲しい「依頼のマナー」

日々のビジネスシーンの中で、自分の力量では業務を遂行することができず、社員に協力をお願いすることは度々あるでしょう。そんな時、依頼する相手の気持ちを考えず一方的に頼み事をして、露骨に嫌な顔をされてしまったことがある方も多いのではないかと思います。組織の一員として頼み事は欠かせませんが、相手から気持ち良く引き受けてもらうかによって仕事に対するモチベーションも変わってくるでしょう。そこで今回は、仕事を上手に依頼するためのポイントをいくつかご紹介します。

 

タイミングを計ること

社内で上司や部下にお願いごとをする時は、相手の状況をよく見てタイミングを計ることです。仕事に集中している時や急を要する状況に頼み事をするのは得策とは言えません。また、通常の業務で落ち着いている時も依頼する前に「今お時間よろしいですか?」と相手の状況を伺うことは最低限のマナーです。相手が業務に追われていなくても、依頼する仕事の納期がタイトであれば断られてしまう可能性もあります。相手のタイミングを計りながらも、できるだけ早めに仕事を依頼するようにしましょう。

 

要件は明確かつ端的に伝えること

仕事を依頼する際は「いつまでに何をしてほしいか」「なぜ行って欲しいか」を端的に伝えるようにします。仕事をお願いされたものの結局何をしてほしいのか、どうして自分に声をかけたのかわからないような伝え方は、相手に不快感を与えてしまいます。口頭で説明するのが難しいようであれば「5W1H」に沿った内容であらかじめ文章にしておくと良いでしょう。文章に落としていく中である程度考えがまとまっていくこともあります。

慣れない時は一度文章に起こし、自分で読み返した時にお願いしたい要件がきちんと伝わるかどうかチェックしてみてください。そして、要件を依頼する理由を伝えることは「カチッサー効果」が得られます。人に頼み事をする際、要件だけを伝えるのと理由をつけ足して伝えるのでは、承諾される確立が変わってきます。

例えば「会議室を使わせてください」というお願いを、「12時までに資料が必要なので、先に会議室を使わせてください」では印象がかなり変わってきます。つまり、頼み事をする際はきちんと理由を添えた方が相手に承諾されやすくなるのです。要件を伝える時は時間をかけず、端的にまとめて表現するようにしましょう。

 

依頼を断られない伝え方とは?

伝えるタイミングと要件がまとまったら、上手な伝え方をマスターしておきましょう。頼み事をするのですから下手に出るのは当然ですが、実はこの表現方法に断られてしまうポイントが隠されています。

人に何か頼み事をする以上「お願いする立場として下手に出た方が良い」と大多数の方は考えますが、実はこの言動が逆効果になってしまうのです。頼み事をする申し訳なさからオドオドしてしまう人がいますが、こういった仕草は相手に煩わしさを与え断られやすくなってしまいます。仕事の依頼をする時はできるだけメリハリのある態度で、ハキハキとした口調で頼むことを意識しましょう。

また、課や部署が別で関係のない職種の人に仕事をお願いする時は、作業を手伝ってもらったことを交換条件に、相手の作業を引き受けるといったやりとりがあると頼みやすくなるかもしれません。

 

感謝の気持ちを相手に伝えること

頼み事やお願い事において、相手にお礼をするのは当然のことと言えます。しかし、ここで言う感謝とは「感謝の理由を具体的に付け足すこと」です。通常なら「早急な対応ありがとうございました」で終わるところを、「○○さんがサポートしてくれたおかげで、クライアント様からとても良い評価をいただくことができました」と、どのような評価・結果に至ったのか具体的に伝えると相手に満足感が生まれます。

機会があれば他の人に、サポートしてくれたことをアピールしておいても良いでしょう。その場に依頼した本人がいなくても感謝の意は行動で示すことが大切です。頼まれ事をされた人は、周りから称賛されて嫌な気分になることはありません。ちょっとした補足で今後の仕事も引き受けてもらいやすくなるでしょう。

 

メールで協力をお願いする時のポイント

直接頼み事ができない場合は、メールを使って協力をお願いすることになります。ビジネスメールはルールやマナーを知らずに送ってしまうと、相手に誤解されたり不快な気持ちにさせてしまうことも珍しくありません。では、メールで頼み事をする際はどのようなことに気を付けたら良いのでしょうか?

 

1.メールの件名

メールの件名は端的に分かりやすくが基本です。件名を見てどんな内容のメールかすぐに把握できるよう作成します。「資料作成のお願い:○○用提案書(△△株式会社)」といったように件名の最初に「お願い」を入れることで相手に本題が伝わりやすくなります。

 

2.メールの書き出し・本文

件名と同様、メールの書き出しも分かりやすく書くことがポイントです。冒頭では「いつもお世話になっております。 ○○課の○○です。」というような挨拶文を忘れないようにしましょう。また、本題に入る際は「早速ですが、○○用の提案資料を作成していただきたくご連絡致しました。」と記入し、文末には相手への配慮と協力のお礼を伝える文章を加えます。「お忙しい中、恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いします。」といったような文章で締めくくるようにします。

この他、気を付けてほしいのが自分都合のお願いをしないことです。「明日までに終わらせて欲しい」「この日しか時間がとれない」などといった制限を書くのは相手に対してとても失礼になるので注意してください。

 

メールの文章で不快感を与える表現

普段何気なく使っているフレーズでも、メールにすると高圧的な印象や一方的に依頼を押しつけてしまう印象になってしまうことがあります。ここで、注意してほしいフレーズをいくつかピックアップし、どのようなフレーズで表現するのが適切かご紹介していきます。

 

注意すべき表現
  • 「お願いします」→「お願い致します」「お願いできますでしょうか」
  • 「ご確認ください」→「ご確認をお願い致します」「ご確認いただけますでしょうか」
  • 「~してください」→「○○していただけますでしょうか」「していただければ幸いです」
  • 「依頼させていただきます」→「ご依頼申し上げます」

以上のような表現に言い替えることによって、相手に不快感を与えずにお願い事を強調させることができます。メールは言語中心で文字通り理解することになるため、直接対話をする時のような微妙なニュアンスを読み取ることができません。

言葉自体がダイレクトに相手へ伝わるので、どの世界でも倫理やマナーが必要になってきます。逆を言えば対話は表情や手振り、視線、色、香り、五感・声の大きさ、高さ、イントネーションなど言葉以外の情報を相手に与えます。ですから直接話すのが苦手な人や時間的な制約がある人は、メールを活用した方が良いと言えるでしょう。

今回は、ビジネスシーンでお願い事をする時のマナーについて解説してきました。どれも基本的なことかもしれませんが、意識していないと忘れてしまいやすい部分ではあります。相手の立場によって伝え方や伝える方法が違ってくるかもしれませんが、お願い事をする立場であることは変わりません。
相手の立場になって行動するよう心掛けましょう。

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