接待や会食は、仕事を円滑に進めるためのものでありますが、
同時に職場にいる以上にその会社の人となりが評価されてしまう場所にもなりえます。
そんな接待や会食は、現代でも行われることは多いのです。
そんな接待や会食時にどのようなマナーが必要となるのか、ご存知でしょうか？
接待や会食のマナーを学び、できる女性と思われましょう。
今回は、接待や会食時のマナーについてご紹介していきます。
接待や会食時の事前準備におけるマナーと心得
接待や会食を成功させるためには、まずは事前準備からしっかりと行っておくことが重要です。
ここでの事前準備とは、接待や会食の予定が決まった段階での事前準備としておきましょう。
接待や会食の事前準備としては、第一にお店選びから始まります。
お店選びは、先方の好みなども踏まえつつ選定する必要があります。
しかし、最も重要となるのは接待する先方の勤務先や自宅住所からのアクセスの良さです。
先方が行きやすく、帰りやすいお店を選ぶようにしましょう。
そのためには、普段どこで食事をすることが多いか、また通勤で使っている路線についてなどを
あらかじめ確認しておくと選びやすくなります。
ただし、ここでは勝手にお店を決めるのではなく、
あくまでも先方の要望を聞くようにしておくとさらに印象が良くなります。
せっかくの会食だからといつもとは違う場所に行ってみたいと考える人もいます。
出来るだけ、先方と話しつつ決めていくことが望ましいでしょう。
そして、先方がどのような食事やお店の雰囲気を好むのかをリサーチしておくのも大切です。
好きな料理やお酒が何も言わなくても出されれば、一目置かれることは間違いありません。
また、事前にお店の下見をしておくと、安心して接待・会食当日を迎えられるでしょう。
もし、接待・会食が決定した後少し間が空いてしまう場合には、
前日にメールで「明日はよろしくお願いします」と一言でも伝えておくと、
先方も配慮してくれていると感じることができます。
お店選びが一段落したところで、手土産を選んでおきましょう。
手土産は、先方への感謝の気持ちを込めて渡すものです。
基本的には、接待・会食時の手土産として選ばれているのは、食べ物でしょう。
特に、百貨店などに入っているような有名店のスイーツなどが喜ばれる傾向が強くあります。
また、日持ちする食べ物も喜ばれる可能性が高まるため、視野に入れておくと良いでしょう。
先方の印象に強く残したいのであれば、自分の出身地の名物や流行りのお店のもの、
先方の家族のことを考えたものを選ぶと印象深くなることが予想されます。
接待や会食当日のマナーの基本
準備を万端にしたら、いよいよ当日を迎えます。
接待・会食当日では、お出迎え以前からすでに接待・会食は始まっていると考えておきましょう。
まずは、接待当日の朝、もしくは午前中に「本日はよろしくお願いします」といった内容の
メールを送信しておいてください。
その際に、場所や時間、緊急の連絡先などを再度確認しておきます。
先方に伝えた時間通りに来店せずに、最低でも20分前には到着してお店に入っておきましょう。
出来れば、お店の人と打ち合わせしておくことが望ましいです。
予約内容が間違っていないか、人数などに訂正がないかなどを確認しておければ、
より安心して接待・会食に挑むことができるでしょう。
もし、店内の席が入口に近い場所などであれば、遠慮せずにお店の人に伝えて、
席を変更してもらってください。
そして、先方が到着する5分から10分前には、お店の入口で担当者か接待・会食に参加する一同で
出迎えしましょう。
接待や会食での出迎え・お見送りは必須項目です。お店の場所が分かりにくい時には、
できるだけ分かりやすいようにビルのエントランスかエレベーターホールなどで出迎えるようにすると、
先方に喜ばれます。
意外と知らない？上座のルールを徹底解説！
無事にお出迎えまで済んだら、次は座席への案内が待っています。
座席への案内時には、上座を把握しておくことが大切です。
どのようなお店のつくりなのか、部屋の内装はどうなっているのかなどから、
しっかりと上座へ案内できるようにしておきましょう。
意外と上座がどこになるのかご存知でない方も多いため、
ここからは和室・洋室・中華の円卓に分けて上座をご紹介していきます。
和室では、主に床の間の前が上座だと覚えておきましょう。
テーブルの向きが縦横あるかと思いますが、上座は常に床の間の前となっています。
床の間の前というように考えにくいのであれば、出入り口などから最も遠い席というように
覚えておくとわかりやすいでしょう。
洋室だった場合、個室であれば和室同様に出入り口から最も遠い席が上座となります。
個室でなければ、窓際等のお店の奥で出入り口から遠い席が上座となるのです。
中華の円卓では、和室と洋室よりも細かく分けられています。
入口から最も離れている席が上座であることは変わりありませんが、
2番目に偉い方は上座から見て左から座ります。
もし、当日すぐに上座がわかるか不安であれば、事前準備の段階でお店に下見に行き、
席次表などを作っておくことをおすすめします。
幹事はその後の注文などをしなくてはならないため、末席に座りましょう。
そして、末席から注文の取りまとめなどを行い、先方やお店とスムーズなコミュニケーションを
取れるようにしておくことが大切です。
接待・会食が始まったら、先方の飲み物や料理を食べ進めるペースを見て、
飲み物の追加オーダーや酌などをしてましょう。
また、料理が大皿で来た際には、積極的に取り分けるようにしておくことが大切です。
接待・会食が始まってしまえば、お酒から気が緩みがちとなってしまうケースも多くありますが、
程々に抑えつつ気配りを心掛けておきましょう。
接待・会食時はアフターフォローまで気を抜かずに！
接待・会食も終盤まで来たら、先に会計をスマートに済ませておくことが基本のマナーです。
さりげなく支払いしておくことで、先方に余計な気を遣わせずに済みます。
出来るだけ目立たないところで、ささっとお会計だけ済ませておきましょう。
また、先方がどのように帰るかを事前に聞いておくことも大切です。
タクシーが必要となる場合には、接待・会食がお開きとなる前にタクシーを呼んでおく必要があります。
事前に準備しておいた手土産は、お店を出る前に渡しておきましょう。
忘れそうだからと最初に渡すと先方の荷物となってしまうため、
あくまでも帰り際、お店を出る前に渡すようにしてください。
お見送りは、もちろん徒歩であってもタクシーであっても先方が見えなくなるまでするのが基本です。
タクシーで帰られる場合には、先方がタクシーに乗り込んだところで挨拶をするようにしましょう。
しっかりとお見送りをしたところで、当日は終了となります。
翌日、先方へ時間を割いてくれたお礼のメールは欠かさずに送りましょう。
最低限、接待・会食時の基本となるマナーを準備段階から当日、翌日までをまとめてご紹介しました。
しっかりと先方への心配りを忘れることなく、先方の目線に立ちながら行動することが大切です。
これさえ覚えておけば、まず接待・会食で失敗することはないでしょう。
接待・会食時のマナーは、覚えておくとあらゆる場面で活用できます。
ぜひ、覚えておいて「できる女性」になりましょう。
